Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

Pour réussir dans ce rôle, vous devrez acquérir une compréhension complète de l'organisation. Vous devrez penser de manière analytique, faire preuve de jugement et de discrétion, et évaluer et résoudre de manière indépendante des situations complexes. Vous serez en mesure de communiquer efficacement et de manière articulée avec tous les niveaux de l'organisation. Vous ferez preuve de souplesse et de capacité à gérer et à répondre calmement à de multiples priorités et à des demandes changeantes tout en conservant le sens de l'urgence et le professionnalisme appropriés. Ce poste devra fournir un soutien virtuel/à distance efficace.

Dans votre rôle, vous serez appelé à :

• Coordonner l'agenda du CIO, c'est-à-dire planifier/coordonner les réunions (internes et externes), vous assurer que les exigences des réunions sont préparées/planifiées (participants, logistique des réunions, documentation)
• Accomplir des tâches administratives, qui nécessitent une compréhension approfondie des activités et des pratiques de l'entreprise
• Gérer les activités quotidiennes (examiner les courriels du vice-président exécutif, les appels téléphoniques, etc.), en vous assurant qu'elle est tenue au courant des exigences et des échéanciers
• Coordonner les réunions, les rendez-vous, les réservations de voyages et organiser les voyages d'affaires des dirigeants que vous soutiendrez
• Planifier le budget annuel et les effectifs, assurer le suivi mensuel des dépenses et des paiements des factures
• Assurer le suivi des activités et des dossiers
• Compiler et mettre à jour les données pour divers rapports
• Créer et tenir à jour des bases de données/listes
• Préparer et vérifier les demandes de remboursement des dépenses conformément aux politiques de l'entreprise
• Prendre des décisions et des recommandations dans le cadre des directives et procédures autorisées
• Faire preuve de jugement et d'initiative pour planifier et organiser les tâches assignées
• Effectuer d'autres tâches assignées.

Comment vous épanouir dans ce rôle? 

• Vous êtes capable de travailler dans un environnement de supervision minimale, impliquant la coordination et l'organisation des méthodes de travail pour les tâches assignées
• Vous êtes un(e) joueur(se) d'équipe
• Vous détenez un diplôme d'études collégiales en gestion de bureau ou l'équivalent
• Vous avez plus de 10 ans d'expérience pertinente ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience
• Vous avez une connaissance approfondie des applications informatiques (SAP, Concur, Excel, Word, Powerpoint, Salesforce.com, etc.)
• Vous êtes bilingue, anglais et français, parlé et écrit (maîtrise parfaite de la terminologie, de la syntaxe, de la grammaire et de la ponctuation)
• Vous êtes capable de travailler sous pression et de gérer plusieurs priorités.