Adjoint·e Exécutif·ve

Résumé du poste

L’adjointe administrative assure un soutien administratif et opérationnel de haut niveau aux gestionnaires de l’équipe de gestion RH des équipes de Gestion des talents, SIRH & Durabilité et Rémunération globale. 

Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

1. Opérations financières 
Bons de commande, fournisseurs et rapprochements
•    Préparer, émettre, suivre et rapprocher les bons de commande (PO) pour les leaders RH, les événements, les fournisseurs et les activités récurrentes.
•    Assurer le suivi avec les fournisseurs, vérifier les factures et valider la conformité au budget.
•    Valider les charges mensuelles et escalader les écarts au besoin.
•    Assurer le respect des politiques financières internes et des lignes directrices en approvisionnement.
Budgets et suivi financier
•    Consolider les captions budgétaires mensuelles, les prévisions et les processus de fin d’année (haute complexité pour l’AT, les activités HRLT et les lignes budgétaires fournisseurs).
•    Gérer les intrants du cycle budgétaire annuel pour les leaders RH et préparer les soumissions dans des systèmes tels que BPC.
•    Soutenir la documentation prête pour audit concernant les événements, commandites et dépenses des partenaires externes.
•    Préparer les rapports de dépenses et les sommaires financiers pour le vice président RH et le HRLT.
Gouvernance, rapports et conformité
•    Améliorer les processus de gouvernance financière et proposer des solutions pour optimiser l’efficacité.
•    Maintenir des dossiers financiers exacts, des tableaux de bord et les rapports mensuels.
•    Soutenir les processus de refacturation (mensuels et annuels) en assurant leur exactitude et leur complétude.
•    Agir comme liaison financière entre les équipes RH, Finances et Approvisionnement.

2. Soutien et coordination
Agenda, déplacements et coordination quotidienne
•    Gérer les agendas et assurer la planification des rencontres.
•    Coordonner les déplacements et la logistique.
•    Prioriser les informations entrantes et déterminer les actions requises.
Soutien aux réunions et projets
•    Organiser les réunions, incluant la préparation du matériel, la logistique, la réservation de salles et les suivis.
•    Soutenir les projets spéciaux liés à la stratégie RH, aux événements, à la reconnaissance et à l’accueil des nouveaux employés.
•    Coordonner les réunions interfonctionnelles et gérer les communications au nom de la direction.
Documentation et communication
•    Rédiger, formater et réviser la correspondance, les présentations, les notes de service, les rapports et autres documents en français et en anglais.
•    Mettre à jour les organigrammes.
•    Gérer le courrier entrant et sortant.
Gestion des aires communes de l’équipe Resssources humaines du Centre administratif
•    Gestion de la papeterie et commande de matériel
•    Assurer le bon fonctionnement des salles de rencontres du département
•    Gérer l’attribution des casiers
•    Assurer le soutien des utilisateurs du systèmes de réservation de « hotelling »
•    Coordination et gestion des salles de formation

Comment vous épanouir dans ce rôle? 

•    Vous détenez un diplôme d’études collégiales en bureautique, finance, administration ou dans un domaine équivalent.
•    Vous possédez un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente.
•    Vous avez d’excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais.
•    Vous maîtrisez très bien la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu’Outlook.
•    Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d’équipe, votre dynamisme, vos fortes habiletés interpersonnelles, votre jugement et vos compétences organisationnelles.
•    Vous êtes capable d’évaluer et de gérer les priorités d’affaires dans un environnement dynamique et à rythme rapide.
•    Vous avez de l’expérience en gestion de projets.
•    Vous faites preuve d’un grand sens de la confidentialité.
•    Vous aimez mener plusieurs mandats en continu.