Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

• Soutien quotidien: gérer les agendas et coordonner les rencontres, résoudre les conflits d’horaire et assurer le suivi des courriels, approbations, échéanciers et actions convenues;
• Achats et fournisseurs : préparer et suivre les demandes d’achat (PR) et les bons de commande (PO), coordonner les approbations requises, vérifier les factures et assurer le suivi des paiements auprès des équipes concernées, conformément aux politiques internes;
• Suivi administratif des finances : soutenir le suivi budgétaire des deux départements, tenir à jour les tableaux de dépenses, rapprocher les frais et les relevés de cartes d’entreprise, signaler les écarts et contribuer aux prévisions, à la planification annuelle, aux refacturations et aux activités de fin d’exercice avec les équipes Finances et Approvisionnement;
• Réunions et logistique : organiser les réunions d’équipe et les rencontres avec les partenaires internes et externes; coordonner les invitations, les salles, les documents, les besoins logistiques et les suivis;
• Déplacements et dépenses : coordonner les réservations, les itinéraires et la logistique des déplacements, puis préparer et suivre les rapports de dépenses dans le respect des politiques de l’entreprise;
• Accueil et intégration : coordonner les aspects administratifs et logistiques de l’arrivée de nouveaux employés, notamment les commandes de matériel informatique et l’organisation des rencontres d’accueil, en collaboration avec les équipes concernées;
• Documentation et communications : rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les présentations, les notes et les rapports en français et en anglais; actualiser les organigrammes et les outils de suivi, tenir les dossiers à jour et gérer le courrier;
• Activités et espaces communs : soutenir l’organisation des activités d’équipe, de reconnaissance et de formation; commander les fournitures, veiller au bon fonctionnement des salles de réunion et de formation et aider les utilisateurs du système de réservation des espaces de travail;
• Amélioration continue et confidentialité : contribuer aux projets spéciaux et à l’amélioration des processus administratifs, des outils et des suivis, tout en assurant l’exactitude des informations, la discrétion et la confidentialité;

Comment vous épanouir dans ce rôle? 

• Diplôme d’études collégiales ou techniques en administration, en ressources humaines ou expérience équivalente requise;
• Minimum de sept (7) années d’expérience dans un rôle similaire de coordination ou de soutien technique sénior;
• Expérience démontrée dans le soutien à des leaders sénior(e)s au sein d’un environnement complexe et à rythme élevé;
• Excellente maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel);
• Connaissance pratique de SAP, SharePoint, Teams, OneDrive et des outils de collaboration modernes (atout);
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Excellentes aptitudes organisationnelles, bon jugement et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Haut degré d’autonomie, d’initiative et souci du détail;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration;
• Capacité à traiter des informations sensibles avec le plus haut niveau de discrétion et de confidentialité