Adjoint.e Exécutif.ve

Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

Nous recherchons un assistant exécutif pour rejoindre notre équipe dynamique de Bombardier Engineering à Montréal. Ce poste est une excellente occasion pour quelqu'un qui est passionné par le soutien administratif de haut niveau et qui s'épanouit dans un environnement dynamique. Le candidat relèvera directement d'un vice-président. Cette responsabilité offre une occasion unique d'acquérir une expérience approfondie et une compréhension approfondie des opérations de notre équipe d'ingénierie.

Dans le cadre de votre poste, vous serez appelé à:

•    Coordonner l'ordre du jour du vice-président, Génie fonctionnel et soutenir l'équipe en veillant à ce que les exigences soient respectées (participants requis, logistique et documentation requise) et planifier/coordonner les réunions (internes et externes);
•    Accomplissez des tâches administratives, qui exigent une compréhension approfondie des activités et pratiques de l'entreprise.
•    Gérez les activités quotidiennes (révisionner les courriels, appels téléphoniques, chercher les demandes d'approbation, etc.), assurez-vous qu'il soit tenu à jour sur les exigences et les échéanciers.
•    Organisez les déplacements et préparez des rapports de dépenses pour le vice-président et les directeurs, et apportez de l'aide aux membres de l'équipe au besoin. Vérifiez les réclamations de dépenses de l'équipe conformément aux politiques de l'entreprise.
•    Assurez-vous de faire un suivi des activités et des dossiers.
•    Compiler et mettre à jour les données pour divers rapports 
•    Créer et maintenir des bases de données / listes.
•    Prenez des décisions et des recommandations dans le respect des directives et procédures légales.
•    Montrez des compétences en analyse et de l'initiative pour planifier et organiser les tâches assignées.
•    Avoir une bonne connaissance des politiques et procédures de l'entreprise pour offrir un soutien à l'équipe.
•    Rédigez de la correspondance interne et externe en français et en anglais.
•    Accomplissez les autres tâches assignées.

Comment vous épanouir dans ce rôle? 

•    Vous avez un diplôme collégial en administration ou l'équivalent et un minimum de sept (7) ans dans un poste similaire.
•    Vous possédez une excellente connaissance de MS Office, Word, PowerPoint, Excel et Outlook. 
•    Tu parles couramment le français et l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit.
•    En tant que joueur d'équipe, vous êtes reconnu pour votre dynamisme, vos solides relations interpersonnelles, votre jugement et vos compétences organisationnelles. 
•    Vous êtes capable de travailler sous pression et de gérer plusieurs priorités en même temps. 
•    Vous avez beaucoup d'initiative et pouvez travailler avec un minimum de supervision, ce qui implique la coordination et l'organisation des méthodes de travail pour les tâches assignées.
•    Vous pouvez maintenir une confidentialité stricte lorsque cela est nécessaire.
•    Tu es un joueur d'équipe.
•    Vous avez une bonne connaissance des outils SAP, SharePoint, Teams, oneDrive et d'autres outils de collaboration modernes (actifs).