Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

Gestion du budget et du bureau 
•    Diriger la gestion proactive des budgets des affaires gouvernementales et industrielles :
o    Soutenir l'établissement des plans budgétaires annuels et des demandes de budget ;
o    Contrôler les allocations budgétaires, les dépenses et la mise en œuvre, y compris le suivi des budgets et informer les gestionnaires des dépassements potentiels ; 
o    Mettre en place des bons de commande, le cas échéant, traiter les factures et soutenir les négociations et les conclusions des contrats de parrainage et de services. 
•    Gérer le bureau d'Ottawa :
o    Assurer la liaison avec la société de gestion de l'immeuble et gérer le contrat de location, y compris le paiement des loyers ; 
o    Veiller à ce que l'équipement informatique et de bureau bénéficie d'un soutien et d'une fonctionnalité adéquats ; 
o    Assurer l'organisation de réunions au bureau ; et 
o    Veiller à ce que les fournitures de bureau soient suffisantes. 

Soutenir le chef de l'équipe chargée des affaires gouvernementales et industrielles 
•    Gérer de manière proactive l'agenda du responsable :
o    Organiser des réunions avec des parties prenantes internes et externes ; 
o    Envoyer des demandes de réunion et des invitations, et assurer le suivi ;
o    Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour l'organisation des réunions, y compris toutes les dispositions logistiques ;
o    Organiser les documents d'information préalables à la réunion et les documents de la réunion, y compris les congés et les présentations. 
•    Organisation des voyages et notes de frais
o    Organiser le transport et l'hébergement du chef d'équipe. Contribuer à l'organisation des déplacements et de l'hébergement des autres membres de l'équipe, le cas échéant. 
o    Préparer et classer les notes de frais du chef d'équipe et des autres membres de l'équipe, le cas échéant.  
•    Programmer et gérer les réunions de gestion quotidiennes (DMM) avec l'équipe chargée des affaires gouvernementales et industrielles :
o    Programmer les DMM et préparer les ordres du jour des DMM ; 
o    Gérer le calendrier de l'équipe et la liste des questions à traiter.

Soutien à l'équipe et gestion de projet
•    Gérer la liste des contacts des parties prenantes externes :
o    Utiliser Excel, consolider et mettre à jour régulièrement la liste des contacts (au Canada et à l'étranger) ;
o    Suivre les changements au sein des associations clés et des gouvernements ;
o    Envoyer, au nom de l'équipe, des mises à jour aux principales parties prenantes. 
•    Gérer la liste des questions politiques :
o    Rassembler les plans de travail des stagiaires ;
o    Gérer les projets, les échéances, le suivi et les produits livrables avec les membres de l'équipe, selon les besoins ;
o    Utiliser Assana, Excel, PPT et d'autres outils ; 
o    Effectuer des recherches et des consultations complémentaires (biographie, contexte, contribution à la politique, consultations avec les fonctions clés), selon les besoins.  
 

Comment vous épanouir dans ce rôle? 

•    Vous avez au moins deux (2) ans d'expérience dans des fonctions liées à l'administration, à la gestion de projets et aux affaires publiques ;
•    Vous êtes titulaire d'un diplôme postsecondaire en administration, en affaires publiques ou dans une discipline connexe ;
•    Vous avez des connaissances en affaires gouvernementales, en affaires publiques, en politique publique ou en affaires internationales/commerce ;
•    Vous avez d'excellentes compétences en communication, en anglais et en français (tant à l'oral qu'à l'écrit) ;
•    Vous êtes familier avec les niveaux supérieurs du gouvernement et des institutions connexes ;
•    Vous avez une excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook dans un environnement Windows et une solide connaissance des plateformes de médias sociaux.
•    Vous avez de solides compétences organisationnelles.
•    Vous avez un excellent jugement
•    Vous avez la capacité de travailler dans des délais courts et sous pression.
•    Vous avez l'esprit d'équipe et êtes un bon communicateur.
•    Vous avez le sens du service à la clientèle
•    Vous êtes motivé et organisé
•    Vous avez de bonnes compétences en matière de protocole
•    Vous êtes autonome et dynamique
•    Vous êtes flexible en termes de disponibilité