Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

Archivage et cycle de vie documentaire

• Participer à l’inventaire, à l’analyse et à la cartographie des fonds documentaires, des dépôts numériques et des flux d’information.
• Appliquer et valider les règles des calendriers de conservation : déclencheurs, durées de conservation, événements de disposition, gel juridique et destruction autorisée.
• Soutenir le classement, le versement, la migration, l’archivage et la disposition contrôlée des documents dans SharePoint, OneDrive et les dépôts désignés.
• Contribuer à la conception de plans de classification, taxonomies, métadonnées, types de contenu et conventions de nommage facilitant la conservation et la repérabilité.
• Documenter les procédures d’archivage, les contrôles de conformité et les preuves de disposition, puis rédiger des guides pour les utilisateurs.

Automatisation, Microsoft Purview et intelligence artificielle

• Participer à la configuration de politiques de rétention, d’étiquettes, de types de contenu et de contrôles documentaires dans Microsoft 365 et Microsoft Purview.
• Automatiser des processus d’archivage, de revue, d’approbation, de transfert et de disposition à l’aide de Power Automate.
• Expérimenter des cas d’usage de l’IA pour la classification automatique, l’extraction de métadonnées, la détection de doublons et l’amélioration de la recherche documentaire.
• Évaluer la qualité des résultats produits par l’IA, documenter les règles, seuils et validations humaines, et signaler les risques liés à la confidentialité, aux biais et aux erreurs de classification.

Gouvernance de l’information et conformité

• Contribuer à l’inventaire des actifs informationnels et à la tenue de métadonnées fiables sur leur propriétaire, leur sensibilité, leur valeur et leur cycle de vie.
• Appuyer l’identification des documents essentiels, des informations sensibles et des exigences légales, réglementaires, contractuelles et opérationnelles applicables.
• Participer aux contrôles de conformité, aux revues de disposition et au suivi d’indicateurs sur la rétention, les contenus obsolètes, les doublons et les écarts.
• Collaborer à la mise à jour des politiques, standards et formations portant sur l’archivage, la conservation, la disposition et l’utilisation responsable de l’IA en gestion documentaire.

Pendant votre stage, vous apprendrez :

Compétences techniques

• Gestion du cycle de vie des documents et application de calendriers de conservation.
• Structuration de dépôts SharePoint Online et utilisation de Microsoft Purview.
• Conception de plans de classification, taxonomies, métadonnées et règles de disposition.
• Automatisation et utilisation responsable de l’IA pour la gestion, la recherche et le contrôle de contenus.

Compétences transversales

• Gestion de projet et coordination multi-équipes.
• Rédaction de politiques et de procédures.
• Animation d'ateliers de formation et de sensibilisation.
• Vision stratégique de la gouvernance de l'information.

Comment vous épanouir dans ce rôle? 

Formation

• Étudiant(e) en gestion de l'information, archivistique, bibliothéconomie, sciences de l'information ou domaine connexe (baccalauréat ou maîtrise).
• Tout programme combinant technologie et gestion documentaire sera considéré favorablement.

Compétences techniques

• Requis : connaissance des principes d’archivistique, du cycle de vie documentaire et des calendriers de conservation, ainsi qu’une connaissance fonctionnelle de Microsoft 365.
  • - SharePoint Online (bibliothèques, listes, métadonnées, permissions).
  • OneDrive, Teams, Outlook.
•  Atout : expérience avec une solution de gestion documentaire ou d’archivage, Microsoft Purview, des étiquettes de rétention, Power Automate ou des outils d’IA appliqués au traitement documentaire.
  • Exposition à Power Automate ou Power Apps.
  • Connaissance d'un outil de gouvernance (Collibra, Purview, OneTrust) — un plus.

Aptitudes personnelles

• Rigueur et souci du détail dans le traitement et la documentation de l'information.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Aisance en communication écrite et orale, en français et en anglais.
• Esprit collaboratif, curiosité intellectuelle et intérêt marqué pour les enjeux de gouvernance de l'information.